Conference publications

Abstracts

XVI conference

Разработка информационной системы электронного документооборота производственного предприятия

Сухов Ю.В., Кузнецова Н.Г., Фомина А.C.

Международный университет «Дубна», Россия, г.Дубна, ул. Университетская д19, 8(496)2122478

Деятельность современного предприятия сопровождается интенсивным обменом информацией как внутри него (между сотрудниками и подразделениями), так и снару-жи (с заказчиками, поставщиками, партнерами). На всех этапах деловых процессов осуществляется получение входящей информации, обращение к нормативной, техниче-ской и справочной, её обработка, и, наконец, порождение новой информации и переда-ча её на следующий этап. Информационное взаимодействие является важным в дея-тельности любого современного предприятия. В его четкой организации кроется резерв повышения эффективности предприятия. Соответствующие автоматизированные сис-темы носят учетно-функциональный характер. Однако две важных области остаются вне традиционной сферы автоматизации: работа с документами и ход выполнения биз-нес-процессов. Обе эти задачи связаны со слабоструктурированной информацией и требуют специальных подходов и технологий. Основные требования, выдвигаемые к системам делопроизводства и электронным системам управления документооборотом – это масштабируемость, распределенностъ, модульность, открытость. Успех деятельно-сти компаний определяется тем, насколько хорошо в них управляют информацией. До-ходит ли она своевременно до тех, кому необходима. Есть два пути внедрения новой автоматизированной системы управления – это создание собственной системы и при-обретение готовой системы с последующей доработкой под заказчика. Проведя стати-стический анализ предприятий г.Дубны, г.Конакова и г.Дмитрова получаем в результа-те, то что малые предприятия и частные предприниматели используют стандартное «коробочное» программное обеспечение, и то частично. Средние предприятия исполь-зуют стандартное программное обеспечение, но с минимальными настройками под «себя». Крупные предприятия имеют свои отделы программистов, которые поддержи-вают разработанные ими автоматизированные информационные системы автоматиза-ции документооборота крупного предприятия. Исходными данными для разработки информационной системы электронного документооборота являются: требования за-казчика к будущему функциональному исполнению автоматизированной информаци-онной системы; организационная структура отдела документационного обеспечения управления. Основной целью является: создания единой базы документооборота и ар-хивов предприятия; автоматизация рутинной, трудоемкой работы; сокращение времени оформления документов; повышение эффективности работы сотрудников отдела. Сле-дуя разработанным правилам, авторы вдедрили на нескольких предприятиях г.Конакова и г.Дмитрова систему электронного докумнооборота, что позволило: умень-шить время, затрачиваемое на поиск необходимой информации, тем самым, увеличивая эффективность работы персонала; автоматизировать рутинную, трудоемкую работу; повысить степень надежности хранения документов.

• view as PDF