English
!

Архив публикаций

Тезисы

XIII-ая конференция

Использование сканированных форм бланков при создании документов в word

Потоцкая Т.М., Алексеева Е.А.

143050, Московская обл., Одинцовский р-он, Большие вяземы, пос. Школьный д.8, кв. 28

1  стр.

Деятельность любого учреждения невозможна без канцелярской работы, которая всегда, даже при наличии компьютерной техники, существенно облегчающей канцелярский труд, сопровождается огромным количеством формуляров, справок, служебных записок и т. д. Все эти формы создаются по определенным правилам, имеют свои особенности. Как, например, создать документ с договором или справку? Даже человек, окончивший пользовательские компьютерные курсы скажет: создам новый файл и наберу текст, или открою старый файл с договором и сохраню его под новым именем. И он будет не прав, потому что начинать нужно с разработки типового шаблона договора, а в этом шаблоне разработать свои стили для заголовков и текста договора. И только потом по этому шаблону создавать новые документы. Правильная организация коллективной работы предполагает, что стили и шаблоны, общие для служебных документов, разрабатываются и помещаются на сервер, а с рабочих станций прописываются пути к этим шаблонам так, чтобы пользователь мог работать не только со своими шаблонами, но и с общими.

Шаблоны подобны бланкам, в которые нужно вписать текст, который меняется от документа к документу, остальные составляющие остаются неизменными. В учебном учреждении с помощью шаблонов удобно создавать титульные листы, листы заданий, ведомости, отчёты успеваемости и др., в офисе с помощью шаблонов создаются приказы, отчёты, поздравления, деловые письма, приглашения и т.д.

Создать любой документ просто, если имеется шаблон этой формы.

К сожалению, не во всех организациях бланки предоставляются в виде шаблонов. Это крайне затрудняет работу, многократно увеличивая расход бумаги и времени, так как приходится высчитывать пробелы, рисовать рамочки, выставлять табуляции и отступы и т. д. Почему бы не заполнить бумажные бланки в текстовом процессоре?

Поля форм в Microsoft Word допускают настройку текстового процессора для многократного заполнения предварительно отсканированных бланков. Как эффективно применять эту функцию, реализованную в Word 98 и Word 2000?

© 2004 Дизайн Лицея Информационных технологий №1533